W przypadku projektu indywidualnego zanim podpiszesz Umowę o dofinansowanie, obowiązuje Cię tzw. pre-umowa czyli Umowa dotycząca przygotowania projektu indywidualnego. Jej wzór znajdziesz tutaj 
Umieszczenie projektu na liście projektów indywidualnych Programu łączy się z podpisaniem pre-umowy, czyli wstępnej deklaracji realizacji danego projektu. Podpisanie pre-umowy oznacza także zarezerwowanie na ten cel środków w ramach budżetu Programu.
Przygotowanie pełnej dokumentacji projektu i złożenie jej do weryfikacji wraz z Wnioskiem o dofinansowanie stanowi kolejny etap ubiegania się o dotację. Podpisanie Umowy o dofinansowanie uzależnione jest od zaakceptowania przez Instytucję Zarządzającą dokumentacji projektu, którą przygotowałeś oraz oceny projektu przez ekspertów na podstawie przedstawionej dokumentacji.
Umowa o dofinansowanie w ramach Programu Rozwój Polski Wschodniej zawiera uregulowania dotyczące następujących kwestii:
-
przedmiot Umowy,
-
wartość Projektu,
-
wartość dofinansowania,
-
okres realizacji Projektu i kwalifikowalności wydatków,
-
zasady realizacji Projektu,
-
ponoszenie wydatków,
-
zabezpieczenie należytego wykonania zobowiązań wynikających z Umowy,
-
stosowanie przepisów dotyczących zamówień publicznych,
-
monitoring i sprawozdawczość,
-
kontrola i audyt,
-
ocena Projektu (ewaluacja),
-
informacja i promocja,
-
rozwiązanie Umowy,
-
postanowienia końcowe.
Zawiera także następujące załączniki:
-
Pełnomocnictwo dla podmiotu podpisującego Umowę o dofinansowanie w imieniu Instytucji Pośredniczącej,
-
Pełnomocnictwo dla podmiotu podpisującego Umowę w imieniu Beneficjenta,
-
Wniosek o dofinansowanie projektu w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013,
-
Harmonogram rzeczowo-finansowy realizacji Projektu
-
Harmonogram przekazywania dofinansowania w ramach Umowy o dofinansowanie,
-
Umowę rachunku bankowego Beneficjenta,
-
Decyzję Komisji Europejskiej wraz z aneksami (w przypadku Projektów dużych),
-
Oświadczenie Beneficjenta dotyczące kwalifikowalności VAT,
-
Oświadczenie Beneficjenta o niewspółfinansowaniu Projektu ze środków innych Programów lub innych wspólnotowych instrumentów finansowych.
Wzór Umowy o dofinansowanie znajdziesz tutaj
Do przeliczenia wartości projektu z waluty PLN na EUR stosuje się kurs Europejskiego Banku Centralnego (EBC) z przedostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym została podpisana umowa o dofinansowanie projektu w ramach PO RPW.
Aktualne tabele kursów znajdują się na stronie EBC (w zakładce Home > Statistics > Exchange rates > Euro foreign exchange reference rates > Euro exchange rates PLN).