Serwisy Funduszy Europejskich

Serwisy Funduszy Europejskich

Złożenie wniosku o dofinansowanie

Ocena Twojego projektu

Umowa o dofinansowanie

Stosowanie PZP 

Kwalifikowalność wydatków

Monitorowanie

Zasady promocji

Sprawozdawczość

Kontrola

Równość szans w projektach

Komplementarność projektów


27-10-2011

Kontrola

Forma i procedura kontroli

Dokładne przepisy dotyczące kontroli odnajdziesz w dokumencie: System kontroli w ramach Programu  Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013 (załącznik do Instrukcji Wykonawczych Instytucji Zarządzającej Programem Rozwój Polski Wschodniej i Instytucji Pośredniczącej Programu Rozwój Polski Wschodniej). Dokument znajduje się tutaj 

Ciebie, jako beneficjenta, najbardziej interesuje część dotycząca kontroli projektów.

Kontrola przeprowadzana przez Instytucję Pośredniczącą

Zgodnie z podziałem zadań wynikającym z Porozumienia zawartego pomiędzy Instytucją Zarządzającą a Instytucją Pośredniczącą, do Instytucji Pośredniczącej zostały delegowane funkcje związane z weryfikacją wydatków w ramach wszystkich Priorytetów Programu Rozwój Polski Wschodniej, poza Priorytetem dotyczącym Pomocy Technicznej.

Instytucja Pośrednicząca jest zobowiązana do przeprowadzania weryfikacji sprawdzających czy:

  • towary i usługi współfinansowane w ramach projektów zostały rzeczywiście dostarczone,
  • zadeklarowane przez Beneficjentów wydatki zostały faktycznie poniesione,
  • Wnioski Beneficjentów o płatność są prawidłowe,
  • wydatki zostały poniesione zgodnie z zasadami wspólnotowymi i krajowymi – w tym z politykami horyzontalnymi Wspólnoty, w szczególności: konkurencji, ochrony środowiska, niedyskryminacji oraz społeczeństwa informacyjnego.

Weryfikacja wydatków (w aspekcie formalnym, finansowym, technicznym i rzeczowym – w zależności od przypadku) polega na:

  • weryfikacji formalnej, merytorycznej i finansowej wszystkich Wniosków o płatność składanych przez Beneficjentów;
  • kontroli projektów na miejscu.


W trakcie kontroli projektu na miejscu prowadzona jest:

  • kontrola na próbie dokumentów dotyczących realizowanego projektu zgodnie z przyjętą metodologią doboru próby, chyba że zaistnieją przesłanki do przeprowadzenia całościowej kontroli dokumentów;
  • kontrola faktycznego wykonania zakresu rzeczowego realizacji projektu i postępów z jego realizacji, tj. czy dostawy i usługi współfinansowane w ramach projektów zostały rzeczywiście wykonane zgodnie z Umową o dofinansowanie,
  • przewiduje się możliwość zlecenia przeprowadzenia czynności kontrolnych przez Instytucję Pośredniczącą podmiotom zewnętrznym w ramach przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego za uprzednią zgodą Instytucji Zarządzającej.

Instytucja Pośrednicząca ponosi odpowiedzialność za przeprowadzane przez podmioty zewnętrzne w ramach jej obowiązków kontrole.

Kontrola projektów na miejscu

Kontrole na miejscu realizacji projektu są przeprowadzane:

  • na zakończenie każdego projektu – obligatoryjne – przed ostatecznym rozliczeniem projektu,
  • w trakcie realizacji projektu – w przypadku projektów obarczonych ryzykiem – w oparciu o analizę ryzyka oraz metodologię doboru próby projektów do kontroli,
  • doraźnie (w każdym czasie, w trakcie trwania realizacji projektu) – np.: w przypadku zaistnienia podejrzenia popełnienia oszustwa przez Beneficjenta lub wystąpienia istotnych uchybień.

Kontrole na zakończenie realizacji projektu są obligatoryjnie i przeprowadzane po dniu, w którym złożysz w Instytucji Pośredniczącej Wniosek o płatność końcową. Polegają one na sprawdzeniu kompletności całej dokumentacji związanej z realizacją projektu, ze szczególnym uwzględnieniem dokumentów potwierdzających prawidłowość wydatków, które poniosłeś. Kontrolę na zakończenie realizacji projektu przeprowadza Instytucja Pośrednicząca. Kontrole te są ujmowane w Rocznym Planie Kontroli Programu Rozwój Polski Wschodniej.

Kontrola projektów będących w trakcie realizacji jest przeprowadzana w przypadku projektów obarczonych ryzykiem. W celu ich wytypowania Instytucji Pośredniczącej przeprowadza analizę ryzyka. Założenia do analizy ryzyka oraz metodologia doboru próby projektów w trakcie realizacji są zatwierdzane przez Instytucję Zarządzającą jako element Rocznego Planu Kontroli Instytucji Pośredniczącej. Wyniki tej analizy są jedną z podstaw przygotowania Harmonogramu kontroli projektów na miejscu przez Instytucję Pośredniczącą.

Kontrole na miejscu w trakcie realizacji projektu mają na celu w szczególności zweryfikowanie prawidłowości realizacji projektu w trakcie jego trwania zgodnie z zasadami prawa wspólnotowego i krajowego oraz Umową o dofinansowanie.

Zakres przedmiotowy kontroli na miejscu powinien co najmniej dotyczyć:

  • zgodności faktycznego postępu realizacji projektu z jego założeniami (m. in. Umową o dofinansowanie),
  • rozliczeń finansowych (weryfikacja dowodów zapłaty i innych dokumentów, potwierdzających fakt dostarczenia zamówionych towarów i usług sprawdzenie czy istnieje wyodrębniona ewidencja księgowa itd.),
  • prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu,
  • prawidłowości udzielania zamówień publicznych – czy stosowałeś przepisy ustawy  Prawo zamówień publicznych przy wyłanianiu wykonawców i dostawców i czy stosowałeś te przepisy prawidłowo,
  • realizacji obowiązków dotyczących sprawozdawczości i działań w zakresie informacji i promocji.

Zakres przedmiotowy kontroli na miejscu powinien także obejmować wizytę w miejscu fizycznej realizacji projektu – jeśli to tylko jest możliwe.

Kontrole doraźne to kontrole nie ujęte w Rocznym Planie Kontroli Programu Rozwój Polski Wschodniej. Potrzeba przeprowadzenia kontroli doraźnej może wyniknąć np.: w sytuacji zaistnienia podejrzenia popełnienia oszustwa lub wystąpienia istotnych uchybień.

Kontrola przeprowadzana przez Instytucję Zarządzającą

Instytucja Zarządzająca, w ramach dokonywania przez siebie kontroli, może dokonywać także kontroli projektów na miejscu ich realizacji.

Kontrole te mogą mieć charakter kontroli doraźnych (ad hoc), czyli kontroli nie ujętych w Rocznym Planie Kontroli Programu Rozwój Polski Wschodniej.

Zakończenie

Co do zasady, projekt realizowany w ramach Programu Rozwój Polski Wschodniej musi zachować trwałość przez okres pięciu lat od daty zakończenia realizacji projektu, określonej w Umowie o dofinansowanie projektu.

Pojęcie „trwałości projektu” rozumiane jest jako nie poddanie projektu tzw. znaczącej modyfikacji, tj.:

  • modyfikacji mającej wpływ na charakter lub warunki realizacji projektu albo powodującej uzyskanie nieuzasadnionej korzyści przez przedsiębiorstwo lub podmiot publiczny

    oraz

  • wynikającej ze zmiany charakteru własności elementu infrastruktury albo zaprzestania działalności produkcyjnej lub innej, dla której infrastruktura została przeznaczona

Poddanie projektu znaczącej modyfikacji oznacza jednoczesne spełnienie co najmniej jednego z warunków wymienionych w pierwszym punkcie i co najmniej jednego z warunków wymienionych w drugim punkcie. Wyjątek stanowią projekty realizowane w ramach Programu Rozwój Polski Wschodniej mające na celu utrzymanie inwestycji lub miejsc pracy stworzonych przez małe i średnie przedsiębiorstwa, okres, przez który taki projekt musi zachować trwałość wynosi 3 lata od daty zakończenia realizacji projektu.

 

 

 





Portal współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Pomoc Techniczna
2013 © Ministerstwo Rozwoju

Portal współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz Funduszu Spójności w ramach Programu Pomoc Techniczna.
© Ministerstwo Inwestycji i Rozwoju 2008-2019

NSS Unia Europejska